Program
I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Urzędzie.
1. Instrukcja Kancelaryjna, Rzeczowy Wykaz Akt, Instrukcja Archiwalna.
II. Rodzaje dokumentacji wpływającej lub tworzonej w Urzędzie
i właściwe z nią postępowanie.
1. Dokument papierowy, dokument elektroniczny przekazany pocztą elektroniczną, na informatycznym nośniku danych na elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP;
2. Kategorie dokumentacji, dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw.
III. Podstawowy system dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw-System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją EZD.
1. Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu i rozstrzygania spraw- „ tzw. wyjątki na papierze”;
2. Skład Chronologiczny, Skład Informatycznych Nośników Danych;
3. Koordynator Czynności Kancelaryjnych-zadania;
4. Akta sprawy w EZD, Metryka sprawy w EZD, Kompletność akt w sprawie papierowej i elektronicznej.
IV. Czynności kancelaryjne w systemie EZD i w systemie tradycyjnym.
1. Zadania punktów kancelaryjnych-(Kancelarii Ogólnej i innych)
• Otwieranie przesyłek wpływających-wyjątki,rejestracja wpływów w RPW (naklejanie identyfikatora)- wyjątki, skanowanie-wyjątki,wprowadzanie metadanych,
• Tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie,prowadzenie składu informatycznych nośników danych,
• Przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych,
2. Zadania kierowników komórek organizacyjnych.
• Dekretacja pisma –wyjątki, akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa),podpisanie pisma podpisem elektronicznym i podpisem odręcznym.
3. Zadania prowadzących sprawy.
• Zakładanie spraw, dekretacja zastępcza, uzupełnianie metadanych,
• Prowadzenie kompletnych akt sprawy, prowadzenie metryk spraw, sporządzanie projektów pism, dokonywanie akceptacji.
V. Korespondencja wewnętrzna w EZD- współdziałanie na zasadzie komórki merytorycznej i niemerytorycznej.
1. Udostępnianie pism w celu uzyskania informacji zwrotnej
2. Udostępnianie pism do wiadomości.
VI. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych
VII.Instrukcja archiwalna-archiwizacja dokumentacji:
1. Papierowej z teczek aktowych i ze składu chronologicznego
2. Elektronicznej ze składu informatycznych nośników danych i EZD
VIII. Warsztaty z Instrukcji Kancelaryjnej, Rzeczowego Wykazu Akt, Instrukcji Archiwalnej.
I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Urzędzie.
1. Instrukcja Kancelaryjna, Rzeczowy Wykaz Akt, Instrukcja Archiwalna.
II. Rodzaje dokumentacji wpływającej lub tworzonej w Urzędzie
i właściwe z nią postępowanie.
1. Dokument papierowy, dokument elektroniczny przekazany pocztą elektroniczną, na informatycznym nośniku danych na elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP;
2. Kategorie dokumentacji, dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw.
III. Podstawowy system dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygan...
Rozwiń program
