Profesjonalna Asystentka Sekretarka

Celem szkolenia jest zwiększenie skuteczności autoprezentacji, poznanie efektywnych zasad komunikacji, zapoznanie z technikami zarządzania sekretariatem.

1. Rola asystentki / sekretarki w zarządzaniu firmą
o podział i omówienie obowiązków pracowników biurowych

2. Jak moja praca wpływa na wizerunek firmy - obowiązki reprezentacyjne asystentek / sekretarek
o kształtowanie dobrego wrażenia o firmie poprzez sposób prowadzenia rozmów - zasady komunikacji werbalnej i niewerbalnej, sztuka prowadzenia rozmów telefonicznych
o kształtowanie dobrego wrażenia o firmie poprzez organizację pracy własnej i współpracowników
o kształtowanie dobrego wrażenia o firmie poprzez sposób przyjmowania gości - zasady doboru pomieszczeń, menu, formy przyjęcia itd. w zależności od charakteru uroczystości, rangi gości i okazji

3. Czy potrafię skutecznie przekazywać informację - obowiązki informacyjne sekretarek / asystentek
o różnice między przekazywaniem informacji, a interpretacją informacji
o metody skutecznego informowania
o jak skutecznie docierać do informacji, które są mi niezbędne
o różnice i podobieństwa pomiędzy komunikacją wewnętrzną, a zewnętrzną w firmie

4. Organizacja pracy sekretariatu - obowiązki administracyjno – biurowe sekretarek / asystentek
o Skuteczne zarządzanie korespondencją przychodzącą w firmie
 prezentacja istniejących systemów organizacji korespondencji przychodzącej
 instrukcja kancelaryjna – jaki stworzyć jednolity system zarządzania dokumentacją przychodzącą w firmie
 metody ewidencjonowania, znakowania i dekretacji korespondencji
o Tworzenie korespondencji wychodzącej
 podział tworzonych pism ze względu na ich zawartość i charakter
 graficzne zasady tworzenia dokumentów firmowych
 merytoryczne zasady tworzenia dokumentów z uwzględnieniem specyfiki firmy, treści i przeznaczenia dokumentu
 zasady ewidencjonowania korespondencji wychodzącej
o Zarządzanie dokumentacją firmową
 zasady archiwizacji dokumentów w firmie,
 wymogi prawne związane z czasem przechowywania dokumentacji kadrowej i finansowej
o Organizacja sekretariatu
 zagadnienia związane z efektywnym planowaniem, organizowaniem oraz wykorzystaniem czasu pracy, organizacja czasu pracy szefa (kalendarz spotkań, harmonogram zajęć, hierarchia zadań, pojęcie „złodzieje czasu”)