Profesjonalne zarządzanie sekretariatem

Program warsztatów obejmuje następujące zagadnienia:
SEKRETARIAT „WIZYTÓWKĄ ORAZ SERCEM’’ FIRMY
* miejsce sekretariatu w strukturze organizacyjnej firmy
* rola sekretariatu w sprawnym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa
* zakres odpowiedzialności i kompetencji osób zarządzających sekretariatem
* na czym polega profesjonalizm funkcjonowania sekretariatu?

ORGANIZACJA NOWOCZESNEGO SEKRETARIATU/BIURA
* sekretarki i asystentki w UE i w Polsce
* efektywna współpraca z szefem i osobami strategicznymi w firmie
* podróż służbowa: krajowa i zagraniczna – zasady organizacji i rozliczeń

PLANOWANIE ORAZ ORGANIZACJA PRACY SEKRETARIATU
* zarządzanie czasem pracy sekretariatu
- organizacja czasu pracy sekretariatu
- sporządzanie ramowego planu dnia pracy swojego oraz przełożonych
- ustalanie hierarchii ważności zadań, czyli identyfikowanie priorytetów
- rozpoznanie i eliminacja „pożeraczy” czasu
* obieg oraz efektywne zarządzanie informacją
- sekretariat jako „centrum informacyjne” firmy
- źródła pozyskiwania informacji
- zasady udzielania informacji
- informacje poufne

ASERTYWNOŚĆ W BIURZE – SCENARIUSZE POSTAW BIZNESOWYCH
* istota i zasady zachowań asertywnych (test sprawdzający asertywność)
* asertywność w miejscu pracy
- przejawy postaw i ich wpływ na zachowania Klientów
* postawa asertywna w zachowaniu i relacjach z innymi ludźmi
* asertywne wyrażanie poglądów
* umiejętność wyrażania opinii
- asertywna odmowa
- asertywne stawianie granic i ich obrona
- przyjmowanie ocen i reakcja na krytykę
* korzyści i zagrożenia wynikające z asertywnej postawy
* jak nie ulegać presji i naciskom? – „komunikat ja”, „zdarta płyta”

DOKUMENTACJA W SEKRETARIACIE
* zasady obiegu dokumentów w firmie
* korespondencja biurowa
- rodzaje korespondencji biurowej
- ewidencja i tworzenie dokumentów biurowych
- zasady redagowania pism
- treść oraz układ graficzny korespondencji biurowej
* archiwizacja dokumentacji firmowej
- metody przechowywania dokumentów
- zasady porządkowania dokumentów poufnych, finansowych, akt osobowych
- czas przechowywania poszczególnych dokumentów

ETYKIETA W SEKRETARIACIE
* budowanie pozytywnego wizerunku własnego oraz firmy
- autoprezentacja
- kultura osobista
- rola wyglądu zewnętrznego
* biurowy savoir-vivre na co dzień
- wykorzystywanie zasad savoir-vivre w pracy sekretariatu
- zachowanie się w różnych okolicznościach (zaproszenia, życzenia, upominki, kondolencje)
* reguły przyjmowania interesantów oraz gości
- powitanie, przedstawienie, tytułowanie
- zasady pierwszeństwa
- chronienie czasu pracy szefa, czyli jak dyplomatycznie „odprawić’’ interesanta
* organizacja imprez firmowych

SKUTECZNA KOMUNIKACJA W ZARZĄDZANIU SEKRETARIATEM
* od czego zależy sukces komunikacji w firmie?
* na co zwracać uwagę by zachęcać innych do kontaktu?- jak budować pozytywną komunikację?
* bariery w komunikacji (telefonicznej, face to face)
* komunikacja werbalna
- jak podczas rozmowy budować atmosfer- jak podczas rozmowy budować atmosferę nastawioną na współpracę?
- techniki pozwalające minimalizować błędy w komunikowaniu się
- zasady wykorzystania pytań
- sztuka aktywnego słuchania
* biznesowe rozmowy telefoniczne
- nawiązanie dobrego kontaktu przez telefon
- przejrzystość i czytelność w rozmowie telefonicznej
- sposób mówienia w rozmowie telefonicznej – intonacja, szybkość mówienia, modulowanie głosu, dykcja
* komunikacja niewerbalna
- od czego zależy pozytywne pierwsze wrażenie?
- mowa ciała, mowa gestów

UMIEJĘTNOŚĆ RADZENIA SOBIE W „TRUDNYCH SYTUACJACH”
* co to jest „trudna sytuacja” i kiedy przestaje być trudna?
* jak okiełznać stres? zasoby osobiste i środowiskowe
* zarządzanie emocjami Klienta, sprawne ich „gaszenie”
* umiejętności radzenia sobie w sytuacjach problemowych
- zastrzeżeń ze strony Klienta
- obiekcji ze strony Klienta
- krytyki ze strony Klienta