PRZETWARZANIE DANYCH PRACOWNIKÓW. Nowelizacja przepisów i wytyczne UODO dla pracodawców

1. Nowelizacja przepisów prawa pracy w związku z RODO.
• Kategorie danych pozyskiwane przez Pracodawcę.
• Zgoda pracownika – wniosek Pracodawcy oraz inicjatywa własna.
• Przetwarzanie danych członków rodziny pracownika.
• Przetwarzanie danych szczególnej kategorii, w tym biometrycznych.
• Dane pozyskiwane w celu udzielenia świadczeń socjalnych oraz dokumentacja dowodowa i jej przechowywanie.
2. Dane osobowe pozyskiwane w związku z rekrutacją – Poradnik dla Pracodawców – stosowanie i praktyka.
• Nowe rozumienie pojęć i szczególnie kategorie danych w myśl RODO.
• Proces rekrutacyjny – właściwe przygotowanie i narzędzia:
 Jakich danych można wymagać od kandydata do pracy.
 Czy zgoda w rekrutacji jest wymagana i na jakie dane.
 O czym przyszły pracodawca musi poinformować kandydata.
 Rekrutacje wieloetapowe – badania, testy, assessment center – czy są legalne.
 Proces rekrutacyjny tradycyjny oraz elektroniczny.
 Rekrutacje ukryte oraz pośrednictwo rekrutacyjne.
• Przebieg rekrutacji:
 Dane zawarte w CV oraz liście motywacyjnym – podstawy przetwarzania.
 Rekomendacje i referencje – możliwość weryfikacji – tzw. „czarny wywiad”.
 Rozmowa rekrutacyjna, jej przebieg i pozyskiwane dane.
 Sprawdzanie kandydata w Internecie i gromadzenie danych.
 Okres retencji danych kandydatów.
 Ewentualne roszczenia kandydata a obowiązek usunięcia danych – kontrowersje w kontekście ochrony interesów Pracodawcy.
 Tworzenie list osób niepożądanych.
 Otrzymywanie CV poza procesem rekrutacyjnym oraz rekrutacja ciągła.
3. Dane osobowe pracowników przetwarzane w związku z zatrudnieniem – wytyczne i zalecenia UODO.
• Stosunek pracy jako podstawa przetwarzania danych pracowników:
 Dane wynikające z kodeksu pracy i nowelizowanych przepisów
 Zgoda pracownika na wizerunek – kiedy wymagana i w jakich okolicznościach.
 Dane kontaktowe prywatne – bieżący kontakt z pracownikiem, komunikacja elektroniczna, przesyłanie dokumentów.
 Listy obecności i inne systemy weryfikacji czasu pracy.
 Dokumenty rekrutacyjne w aktach osobowych.
 Legalność kserowania i skanowania dokumentów tożsamości i aktów stanu cywilnego.
 Monitoring w miejscu pracy i poza nim – monitoring wizyjny, poczty elektronicznej i Internetu, lokalizatory GPS, nagrywanie rozmów.
 Obowiązek informacyjny dla pracowników – w jaki sposób go wykonać, czy wymagane jest jego potwierdzenie.
 Przetwarzanie danych przy korzystaniu ze świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
4. Udostępnianie i powierzenie przetwarzania danych pracowniczych:
• Procedura właściwego przekazywania danych na zewnątrz.
• Przekazywanie danych w zakresie świadczeń medycyny pracy.
• Udostępnianie danych organom publicznym i urzędom.
• Dane pracownika udostępniane bankom i instytucjom finansowym, podmiotom świadczącym usługi dodatkowej opieki medycznej, kart sportowych itp.
• Przepływ danych pomiędzy Pracodawcą a organizacją związkową.
• Powierzenie przetwarzania danych w ramach usług podwykonawczych i outsourcingu.
• Przekazywanie danych w ramach grupy kapitałowej.