Zmiany w dokumentacji pracowniczej w 2019 r. z uwzględnieniem RODO

1. Zasady prowadzenia papierowych/elektronicznych akt osobowych pracowników od 1 stycznia 2019r.
część A akt osobowych – kandydat do pracy
a) jakich danych osobowych możemy żądać od kandydata do pracy,
b) zmiana zasad żądania przedstawienia zaświadczenia o niekaralności,
c) czy C.V powinno być przechowywane w aktach osobowych,
d) czy przechowujemy zdjęcia kandydatów do pracy

część B akt osobowych – podczas przebiegu zatrudnienia
a) kwestionariusz osobowy,
b) umowa o pracę,
c) nagrody,
d) nagany,
e) korzystanie z uprawnień rodzicielskich,
f) wypłata wynagrodzenia

część C akt osobowych - ewidencja czasu pracy
a) karta ewidencji czasu pracy,
b) zgody pracowników opiekujących się dzieckiem do lat 4,
c) rodzaj systemu czasu pracy

część D akt osobowych – zakończenie stosunku pracy
a) nowe planowane zmiany w świadectwie pracy zgodnie z RODO,
b) wypowiedzenie umowy o pracę,
c) kopia świadectwa pracy,
d) kopia umowy o zakazie konkurencji

2. Zmiany formy prowadzenia akt osobowych na elektroniczne

3. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat począwszy od 1 stycznia 2019 r.

4. Nowe obowiązki płatników wobec ZUS związane ze skróceniem okresu przechowywania dokumentacji (od 1 stycznia 2019 r.) – nowy raport RIA zasady przekazywania od 01 stycznia 2019r.

5. Ułatwienia w uzyskaniu przez pracownika Świadectwa Pracy

6. Nowe zasady informacyjne dla osób fizycznych pracowników i współpracowników od 25 maja 2018r.

7. Nowe zasady udostępniania dokumentacji – akt osobowych pracownikowi wynikające z RODO

8. Nowe zasady monitoringu wizyjnego, montowanie GPS w służbowych samochodach, monitoring poczty elektronicznej od 25 maja 2018r.

9. Nowe umowy powierzenia dedykowane do biur rachunkowych i innych firm świadczących usługi zewnętrzne – usługi sportowe, prywatna służba zdrowia od 25 maja 2018r.

10. Nowe zasady uzyskiwania danych osobowych związane z korzystanie z ZFŚS od 25 maj 2018r.