Profesjonalny sekretariat - szkolenie otwarte

KTO POWINIEN ZGŁOSIĆ SIĘ NA TO SZKOLENIE?
Osoby zajmujące stanowiska związane z prowadzeniem sekretariatu (biura)
Pracownicy recepcji
Osoby zainteresowane kreowaniem wizerunku firmy/ instytucji
Cele / Korzyści dla Uczestniczek:
• Przyswojenie niezbędnej wiedzy i doskonalenie umiejętności w zakresie prowadzenia sekretariatu i obsługi klientów oraz pracowników firmy.
• Opanowanie zasad korespondencji biurowej i czynności kancelaryjnych oraz zwrócenie uwagi na wymianę informacji drogą e-mailową.
• Poznanie narzędzi służących organizacji pracy w sekretariacie i skupienie się na czynnikach wpływających na harmonijną współpracę z szefem.
• Omówienie znaczenia sekretariatu w tworzeniu wizerunku oraz zasad kreowania siebie, jako „wizytówki” firmy/ instytucji.
• Rozwijanie umiejętności interpersonalnych, z uwzględnieniem radzenia sobie w kłopotliwych sytuacjach występujących w pracy sekretarki/ asystentki.
• Zapoznanie z technikami szybkiego zapamiętywania i uczenia się, które zwiększają własną efektywność zawodową i zaadaptowanie metod do własnych potrzeb.
• Trening asertywności – ćwiczenie zachowań wykorzystywanych podczas kontaktu telefonicznego lub bezpośredniego z klientem bądź pracownikiem firmy.
• Poznanie praktycznych sposobów zarządzania stresem i opanowania tremy.
• Pogłębienie wiedzy z zakresu prawa pracy w tym: prowadzenie akt osobowych pracowników i ochrona informacji niejawnej

PROGRAM

1. Sekretariat – „serce” firmy/ instytucji: ▪ Miejsce sekretariatu w strukturze przedsiębiorstwa ▪ Sekret – sekretarka, czyli rola i zadania zaufanej osoby w życiu organizacji ▪ Kluczowe kompetencje sekretarki/ asystentki ▪ Zarządzanie informacją i zasady jej prawidłowego obiegu.
2. Instrukcja kancelaryjna: ▪ Systemy kancelaryjne ▪ Podział i metody pracy ▪ Właściwy obieg dokumentów ▪ Rejestracja spraw i ich rozpatrywanie ▪ Porządkowanie i przechowywanie dokumentów ▪ Archiwizacja [szafy, teczki, komputer].
3. Struktura korespondencji biurowej: ▪ Co? Do kogo? Jak? – zasady redagowania pism ▪ Rodzaje i formy pism ▪ Pisma firmowe i ich części składowe ▪ Pisma sugestywne nastawione na odpowiednią reakcję odbiorcy ▪ Przedmiot sprawy i treść pisma ▪ Korespondencja elektroniczna ▪ Unikanie błędów, jako świadectwo profesjonalizmu.
4. Perfekcyjna organizacja pracy sekretariatu: ▪ „Prawa ręka szefa”, czyli kanony dobrej współpracy ▪ Zarządzanie sobą w czasie i ustalanie priorytetów ▪ Wyposażenie, które ułatwia pracę w biurze ▪ Zastępstwo - wybór osoby i przygotowanie sekretariatu.
5. Budowanie profesjonalnego wizerunku firmy, biura i sekretarki/ asystentki: ▪ Świadomość pełnionej roli zawodowej ▪ Strój, makijaż i harmonia barw ▪ Uścisk dłoni, wizytówka i zasady konwersacji, czyli biurowy savoir-vivre ▪ „Wpadka” i sztuka wybrnięcia z kłopotliwej sytuacji.
6. Talenty interpersonalne: ▪ Modelowa komunikacja w pracy sekretarki/ asystentki ▪ Mowa bez słów, czyli o czym świadczą gesty ▪ Bariery komunikacyjne i sposoby ich przezwyciężania ▪ Sztuka budowania korzystnych relacji ▪ Umiejętność obserwacji i refleksji ▪ Asertywna komunikacja z otoczeniem.
7. Wielozadaniowość sekretarki/ asystentki i techniki podnoszenia wydajności: ▪ Co zrobić, aby lepiej zapamiętywać? ▪ Metody szybkiego uczenia się ▪ Przełamywanie barier umysłowych ▪ Mapy Myśli [Mind Mapping] kontra tradycyjne notatki ▪ Słowa - klucze.
8. Kontakt telefoniczny: ▪ Standardy prowadzenia rozmów telefonicznych ▪ Udzielanie informacji ▪ Kierowanie rozmówców do właściwych pracowników firmy ▪ „Małe kłamstwa”, czyli sposoby radzenia sobie z trudnym klientem ▪ Kontrolowanie przebiegu rozmowy i panowanie nad emocjami.
9. Wizyta gości w sekretariacie: ▪ Obsługa potencjalnego klienta ▪ Przyjmowanie kluczowego kontrahenta ▪ Narady z pracownikami ▪ Niezapowiedziane wizyty i strategie postępowania ▪ Nietypowe zachowanie gościa [płacz, krzyk, groźby itp.] i właściwa postawa sekretarki/ asystentki.
10. Nowoczesna sekretarka/ asystentka: ▪ PowerPoint w biurze ▪ Organizowanie spotkań biznesowych ▪ Szkolenie – wybór i przygotowanie miejsca ▪ Konsekwentne prowadzenie terminarza ▪ Podróże służbowe ▪ Umiejętne oddzielanie sfery prywatnej i zawodowej.
11. Zarządzanie stresem: ▪ Świadomość własnych reakcji na stres i tremę ▪ Poziom stresu i jego wpływ na człowieka ▪ Budowanie odporności psychicznej ▪ Udzielanie i przyjmowanie wsparcia ▪ Relaksacja i dystansowanie się od negatywnych emocji.
12. Prawo – elementy niezbędne w pracy sekretarki/ asystentki: ▪ Akta osobowe pracowników ▪ Czas pracy wg obowiązujących przepisów ▪ Zawieranie i rozwiązywanie umów o pracę ▪ Ochrona danych osobowych ▪ Informacja niejawna.
Metody realizacji warsztatów:
Zajęcia prowadzone są metodami aktywizującymi Uczestniczki: wykład dostarcza cennej wiedzy, natomiast część praktyczna rozwija umiejętności związane z pracą wykonywaną w sekretariacie. W ramach warsztatu Uczestniczki wezmą udział w symulacjach sytuacji zawodowych, prezentacjach, zadaniach w podgrupach, analizie przypadków, dyskusji, wymianie poglądów i doświadczeń.
Mini-wykłady są wprowadzeniem do ćwiczeń oraz dyskusji. Uwaga Uczestniczek skupiona jest wokół sytuacji zawodowych o różnym stopniu trudności, które wymagają niejednokrotnie opanowania emocji i szybkiego znalezienia rozwiązania.

Dzięki ćwiczeniom Uczestniczki będą miały możliwość opracowania strategii działania w omawianych przypadkach i znalezienia odpowiedzi na własne pytania. Istotnym elementem pracy warsztatowej są podsumowania poszczególnych bloków i ćwiczeń oraz wyciągnięcie praktycznych wniosków.

Osoby prowadzące:
Praktyk - asystentka prezesa zarządu w spółce prawa handlowego z 6-letnim doświadczeniem; specjalista PR, tłumacz. Prowadzi biuro zarządu; organizuje: posiedzenia zarządu oraz Rady Nadzorczej, spotkania z władzami miast jak i klientami; zajmuje się obsługą delegacji zagranicznych oraz podróży zarządu; przygotowuje prezentacje multimedialne na konferencje i spotkania biznesowe; opracowuje raporty, sprawozdania, tłumaczenia; odpowiada za kontakty z mediami oraz kreowanie pozytywnego wizerunku firmy; sprawuje nadzór nad komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną firmy. [Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Śląskiego; dyplom na Uniwersytecie w Bordeaux ze studiów języka francuskiego drugiego stopnia (D.E.L.F)].

Psycholog, doradca personalny, konsultant, trener. Ukończone: szkoła trenerów Meritum: Warsztaty i Doradztwo Psychologiczne; kurs języka migowego w zakresie 800 podstawowych pojęć i znaków; kurs I stopnia w zakresie treningu pamięci i koncentracji uwagi. Praktyk: równocześnie pracuje w dziale organizacyjnym przedsiębiorstwa wielooddziałowego. W ramach zastępstwa zajmuje także stanowisko sekretarki, zdobywając cenne doświadczenie. [Absolwentka Wydziału Pedagogiki i Psychologii UŚ, specjalizacja: psychologia pracy i organizacji, psychologia menedżerska; studia podyplomowe: Szkoła Zarządzania UŚ, kierunek Zarządzanie Zasobami Ludzkimi].
Prawnik z doświadczeniem, specjalista w zakresie prawa pracy i prawa konsumenckiego. Konsultant biznesowy i członek zespołu trenerskiego SYNTEZA [Szkolenia-Konsulting]; przedstawiciel działu prawnego w zachodniej sieci dyskontowej.SYNTEZA [Szkolenia-Konsulting].